MANAJEMEN PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF DI FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA UIN AR-RANIRY BANDA ACEH

Abstract

Arsip merupakan rekaman informasi dari aktifitas dan kegiatan suatu organisasi. Sebagai rekaman informasi arsip dapat digunakan untuk perencanaan, pelaksanaan serta pengawasan kegiatan organisasi. Suatu sistem pengelolaan arsip tidak hanya merupakan sebuah perangkat lunak, melainkan juga suatu kerangka kerja (framework) untuk mengkaptur, menyimpan dan mengakses arsip sepanjang masa. Adapun sistem penyimpanan Arsip yang ada di Fakultas Adab dan Humaniora UIN Ar-Raniry Banda Aceh belum terkelola dengan baik. Sistem pengelolaan surat keluar dan surat masuk masih dilakukan secara manual, yaitu disimpan kedalam map khusus surat menyurat yang dibedakan sesuai subjek surat yaitu surat masuk dan surat keluar. Sistem penyimpanan surat keluar disimpan sesuai dengan tanggal penerimaan surat tersebut. Sedangkan surat keluar disimpan berdasarkan tanggal yang tertera pada surat. Penyimpanan bardasarkan tanggal ini dilakukan agar proses temu kembali surat-surat yang diperlukan bisa ditemukan dengan cepat.